Источник: CNews
В современном цифровом мире, где электронные документы становятся все более распространенными, вопрос подтверждения авторства и правомочности подписи остается актуальным. В этом контексте вступают в игру машинно-читаемые доверенности (МЧД) — инновационный инструмент, предназначенный для упрощения процесса подписания электронных документов и обеспечения безопасности электронного документооборота.
В данной статье мы рассмотрим цели внедрения МЧД, их определение, а также основные преимущества и недостатки этого инструмента в современном бизнес-окружении.
Общие сведения
МЧД является электронным вариантом обычной бумажной доверенности, используемой для утверждения электронных документов. В ней содержится информация о том, кто выдает доверенность (доверитель), кому она предоставляется (уполномоченному сотруднику), а также о их конкретных правах и обязанностях.
Основная цель внедрения машинно-читаемых доверенностей (МЧД) состоит в том, чтобы подтвердить, что сотрудник или контрактный работник имеет право подписывать электронные документы от имени организации.
Доверенность подписывается директором компании с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). При представлении отчетности или утверждении счетов-фактур сотрудник прикрепляет МЧД к пакету подписанных документов.
Примеры реализации МЧД в отдельных СЭД
Вендоры реализуют возможность работы с МЧД в виде встроенного функционала и дополнительных модулей, подключаемых через маркетплейс решений.
На примере СЭД ELMA365 ECM
В СЭД ELMA365 ECM предусмотрен бесплатный модуль «Управление МЧД». Он позволяет выдавать сотрудникам машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределенный реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365. «Управление МЧД» помогает:
-
автоматизировать процесс оформления доверенностей в электронном виде по утвержденному ФНС формату;
-
выдавать доверенности физическим лицам или зарегистрированным индивидуальным предпринимателям;
-
выбирать тип доверенности и указывать сведения о передаваемых полномочиях;
-
подписывать доверенности квалифицированной электронной подписью доверителя организации;
-
автоматически регистрировать выданные доверенности в распределенном реестре ФНС;
-
вести учет действующих и истекших доверенностей, сохраняя их в отдельном приложении.
Модуль состоит из трех компонент:
-
модуля для оформления доверенностей,
-
модуля для маршрутизации доверенностей,
-
модуля интеграции с сервисами Диадок и Контур.Довернности для автоматической регистрации доверенностей через распределенный реестр ФНС, отзыва и отслеживания их статуса.
На примере СЭД ТЕЗИС
СЭД ТЕЗИС поддерживает и развивает функциональность работы с машиночитаемыми доверенностями.
В системе реализована возможность использования машиночитаемых доверенностей созданных на сайте ФНС или других системах, как при подписании и отправке документов с ЭП через систему Диадок, так и при работе с внутренними документами.
Система позволяет выбирать сотруднику при подписании одну из нескольких МЧД, выпущенных на его имя, в зависимости от типа подписываемого документа и необходимых полномочий при подписании.
В СЭД ТЕЗИС доступна поддержка нескольких наиболее востребованных типов МЧД:
-
Формат ФНС для B2B операций — 1.02;
-
Формат доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, используется при передаче документов в ФНС — 5.01;
-
Формат единой формы доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде — EMCHD_1;
Помимо этого, поддержка МЧД при подписании добавлена в мобильное приложение СЭД ТЕЗИС.
В планах команды СЭД ТЕЗИС реализация в системе возможности ведения МЧД внутри системы (формирования МЧД через конструктор, выпуск, подписание и отзыва), создание процессов выпуска и отзыва доверенностей, отправка доверенностей в распределенный реестр ФНС с помощью интеграции с одним из сервисов управления МЧД.
Перспективы технологии
Перспективы будущего МЧД пока не исключают наличие проблем, но есть определенные направления развития. Минцифры РФ активно работает над разработкой стандартов и форматов для МЧД, включая возможное создание единой базы данных и обмена информацией между различными системами.
Источник: https://www.audit-it.ru/